480 人年会执行手册：动线、舞美与一次全流程彩排

480 人的年会，场地 900 平方米，流程 3 小时 40 分。我们把当天拆成 216 个时间格，每格写明谁在做什么，写成 52 页的执行手册。

动线：三条通道分开走

嘉宾、员工、演职人员走三条不同通道。签到区分四组，按部门首字母分流，单组排队不超过 8 人。宴会厅门宽 1.8 米以上才做双通道，否则容易堵。

我们把签到台放在入口右侧 3 米处，留出 6 米缓冲带。这个距离是试出来的：太近堵门，太远看不见。

舞美：8×4 米舞台的灯位

主屏 P3，两侧各一块 P4 分屏。面光 8 台打在舞台前沿，逆光 6 台勾轮廓，光束灯 8 台做开场。颁奖环节要提前测试奖杯在灯下的反光，金属奖杯容易被面光打爆。

舞台高度 40 厘米，台阶宽 1.2 米，两侧各一组。高度超过 60 厘米需要加护栏，这是场馆的硬性要求。

彩排：至少一次全流程

彩排把所有环节走一遍：主持词、视频播放、灯光变化、音乐起落、颁奖队列、抽奖系统。抽奖最常出问题，务必用真实数据跑一遍，并准备纸质备选方案。

我们还准备了三张卡片：断电怎么办、设备故障怎么办、关键嘉宾迟到怎么办。每张卡片写清替代流程和负责人，放在项目经理和主持人的口袋里。

这一篇的检查点

• 文件、物料或现场照片是否留档，下次可以对照
• 责任人、截止时间和验收标准是否写在同一张纸上
• 预算里有没有漏掉制作、运输与安装三项